Protecció de dades personals
El dret fonamental a la protecció de dades de caràcter general es troba regulat en conjunt de normes, que tenen per finalitat la tutela d’aquest dret de les persones físiques.
Entenent que el dret a la protecció de dades és un dret fonamental, la Universitat de Girona assumeix plenament els principis del Reglament (UE) 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, relatiu a la protecció de les persones físiques pel que fa al tractament de dades personals i a la lliure circulació d’aquestes dades i pel qual es deroga la Directiva 95/46/CE (Reglament General de Protecció de Dades o RGPD, consultable des d'aquest enllaç)i de la Llei Orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (LOPDGDD, consultable des d'aquest enllaç), normes que donen garanties a les persones en relació al tractament de les seves dades. Resumim a continuació els criteris que la Universitat de Girona aplica als tractament de dades que efectua a partir dels serveis que ofereix des dels seus llocs web o altres canals telemàtics.
Qui és el responsable del tractament de les dades personals?
La Universitat de Girona (UdG) és la responsable del tractament de les dades dels membres de la comunitat universitària i de terceres persones amb les que s'estableixen relacions en el desenvolupament de les seves funcions. A efectes oficials la Universitat de Girona (CIF Q6750002E) té el seu domicili a la plaça Sant Domènec, número 3, de Girona (CP 17004), telèfon +34 972 41 80 00, adreça electrònica secret.general@udg.edu
Amb quines finalitats tractem les dades?
La UdG tracta dades personals principalment per prestar serveis acadèmics, i serveis complementaris o derivats de les seves activitats acadèmiques, pensant en tot moment en els drets de les persones interessades. Es tracten les dades adequades, pertinents i limitades al compliment de les finalitats que en van motivar l'obtenció. Enumerem les principals finalitats.
Gestió acadèmica. La UdG registra les dades de les persones que es preinscriuen i posteriorment formalitzen la matrícula, a fi i efecte de deixar-ne constància i, en base a això, prestar els serveis d'ensenyament superior. Les dades aportades i les que resulten de l’activitat acadèmica permeten fer un seguiment i serveixen de base per a l’avaluació. En aquest sentit la UdG entén que l’expedient acadèmic de l’alumne és el tractament de dades més rellevant que porta a terme. Les dades dels alumnes s’utilitzen també amb finalitats de gestió administrativa, per identificar-los com a usuaris dels serveis de la Universitat, fer possible l’accés a aquests serveis, enviar informació del seu interès, tramitar i expedir els títols i, finalment, fer el seguiment de la inserció laboral.
Informació d'activitats i serveis. Amb l'autorització explícita de cada alumne, un cop finalitzats els estudis utilitzem les seves dades de contacte per enviar informació dels nostres serveis i activitats. També amb la seva autorització els fem arribar informació d'activitats o serveis d'altres institucions del nostre grup. Aquestes informacions es fa arribar també a qui, tot i no haver-se matriculat a la UdG, ens ho demana.
Selecció de personal. Recollim i custodiem els currículums vitae que ens adrecen persones interessades en treballar amb nosaltres i tractem també dades personals en el desenvolupament dels processos de selecció de personal, amb la finalitat d'analitzar l'adequació del perfil dels candidats en funció dels llocs vacants o de nova creació. El nostre criteri és conservar durant un termini màxim d’un any també les dades de les persones que no acabin essent contractades, per si a curt termini es produeix una nova vacant o nou lloc de treball. No obstant, en aquest darrer cas, eliminem immediatament les dades si la persona interessada ens ho demana.
Gestió de les dades dels nostres proveïdors. Registrem i tractem les dades dels proveïdors de qui obtenim serveis o béns. Poden ser dades de persones que actuen a títol individual, per exemple com a autònoms, i també dades de representants de persones jurídiques. Obtenim les dades imprescindibles per mantenir la relació contractual, els destinem únicament a aquesta finalitat i en fem l'ús propi d’aquesta classe de relació.
Antics alumnes. Registrem les dades de les persones inscrites a la Comunitat Alumni amb la finalitat de mantenir la relació amb antics alumnes de la UdG i oferir serveis, com la borsa de treball, formacions i activitats complementàries.
Usuaris de la nostra web. El sistema de navegació i el programari que possibilita el funcionament dels nostres llocs web proporcionen dades que es generen en l'ús dels protocols d’Internet. En aquesta categoria de dades hi ha entre altres l'adreça IP utilitzada per la persona que es connecta al lloc web. Aquesta informació no s'associa a persones usuàries concretes i s'utilitza amb la finalitat d'obtenir informació estadística sobre l'ús del lloc web. Utilitzem galetes (cookies) que faciliten la navegació i ens proporcionen informació sobre els nostres usuaris i els seus interessos (més informació sobre la política de cookies). Contacte. Tractem dades per atendre les consultes de les persones que utilitzen els formularis de contacte de la nostra pàgina web. S'utilitzen únicament per aquesta finalitat.
Altres serveis. Des dels seus llocs web la UdG publica i ofereix nombroses serveis, alguns dels quals oberts apersones que no formen part de la comunitat universitària. La borsa de treball, els serveis esportius o els serveis que ofereixen les biblioteques en són exemple. En cada cas els usuaris dels serveis reben informació del tractament de les dades personals que hauran d’aportar per obtenir-los.
Altres canals d'obtenció de dades. Obtenim també dades per mitjà d'altres canals com la recepció de correus electrònics, els comentaris o la subscripció a blogs, o per mitjà dels nostres perfils a les xarxes socials. En tots els casos les dades es destinen només a les finalitats explícites que en justifiquen la recollida i tractament.
Com obtenim les dades?
La UdG obté principalment dades directament dels interessats, generalment per mitjà de formularis específics per cada finalitat. El procés principal és el de la matrícula, però se n'obtenen també per la inscripció a activitats, sessions informatives en centres educatius o la participació en fires on presentem la nostra oferta educativa. Un volum més limitat de dades pot provenir d'administracions públiques competents en matèria d'ensenyament superior o d'altres institucions acadèmiques.
En el desenvolupament de la relació amb els alumnes, amb els docents i amb els proveïdors de serveis es generen altres dades que s'incorporen als sistemes d'informació de la UdG.
Quina és la justificació legal per al tractament de les dades?
Els tractaments de dades que efectua la UdG tenen diferents fonaments legals, segons la naturalesa de cada tractament.
Per a la prestació de serveis educatius. Per a la prestació de serveis als alumnes la UdG assumeix un seguit d'obligacions de caràcter contractual, especialment la de proporcionar a l'alumne la formació que desitja tenir. Aquest contracte entre la UdG i l'alumne comporta que la Universitat hagi de tractar nombroses dades, essent les de més transcendència les que consten a l'expedient acadèmic. Aquest tractament té la seva base legal a la Llei orgànica 6/2001, de 23 de desembre, d'universitats, a la Llei 1/2003, de 19 de febrer, d'universitats de Catalunya i a la seva normativa de desenvolupament.
En compliment d’una relació precontractual. És el cas de les dades de persones interessades en l'oferta docent de la UdG, encara no matriculades. Per altres motius però amb una legitimació similar, tractem dades de possibles proveïdors amb qui tenim relacions prèvies a la formalització d’una relació contractual. És també el cas del tractament de dades de persones que ens han fet arribar els seus currículum vitae o que participen en processos selectius.
En compliment d'una relació contractual. Cas de les relacions amb els nostres proveïdors i totes les actuacions i usos de les dades que aquestes relacions comercials comporten.
En compliment d'obligacions legals. La prestació de serveis d'ensenyament superior determina que la UdG comuniqui dades dels seus alumnes a les administracions competents en aquesta matèria, per als tràmits de reconeixement i expedició dels títols corresponents als estudis cursats. També és en compliment d'obligacions legals (normativa fiscal) que comuniquem dades a l'administració tributària. Seria també en compliment d'obligacions legals que comunicaríem dades a òrgans judicials o a cossos i forces de seguretat si ho requerissin.
En base al consentiment. Quan enviem informació de les nostres activitats o serveis utilitzem dades de contacte amb el consentiment explícit de la persona receptora. També és en base al consentiment que obtenim dades de navegació de la persona que visita les nostres webs, consentiment que pot revocar en qualsevol moment desinstal·lant les cookies.
Per interès legítim. Les imatges que obtenim amb les càmeres de videovigilància es tracten per l'interès legítim de la nostra institució de preservar els seus béns i instal·lacions. Els interessos de la nostra institució justifica també que tractament dades de contacte de persones que representen a organismes públics i altres institucions, quan això és necessari per al desenvolupament de les funcions que ens són pròpies.
A qui es comuniquen les dades?
Com a criteri general únicament comuniquem dades en compliments d'obligacions legals o bé amb l'autorització explícita de la persona interessada. En apartats precedents hem explicat les comunicacions de dades dels alumnes, necessàries per fer possible la prestació dels serveis educatius, i dels nostres proveïdors, en el desenvolupament de les relacions econòmiques i comercials.
S'efectuen transferències de dades fora de l'àmbit de la Unió Europea (transferència internacional) per a la gestió de la mobilitat internacional dels alumnes i per respondre a ofertes de treball d'empreses no europees. En tots dos casos la comunicació es fonamenta en el consentiment de l'alumne.
Per a determinades tasques obtenim els serveis d'empreses o persones que ens aporten la seva experiència i especialització, les quals en algunes ocasions han d'accedir a dades personals de responsabilitat de la Universitat. En els termes del Reglament General de Protecció de Dades aquest accés no es considera una cessió de dades sinó un encàrrec de tractament. Únicament es contracten serveis d'empreses que garanteixen el compliment de la normativa de protecció de dades. En el moment de la contractació es formalitzen les seves obligacions de confidencialitat i es fa un seguiment de la seva actuació. Pot ser el cas de serveis d'allotjament de dades en servidors d'empreses especialitzades, de serveis de suport informàtic o d'assessories jurídiques, comptables o fiscals. Es pot obtenir informació detallada d'aquests proveïdors consultant el perfil del contractant de la Universitat o adreçant-se al Servei de Contractació de la UdG.
Quant de temps conservem les dades?
El temps de conservació de les dades ve determinat per diferents factors. Incideix principalment el fet que les dades segueixin essent necessàries per atendre les finalitats per a les quals hagin estat recollides en cada cas. En segon lloc es conserven per fer front a possibles responsabilitats pel tractament de les dades per part de la UdG, i per atendre qualsevol requeriment de les administracions públiques o òrgans judicials.
En conseqüència les dades es conserven durant el temps necessari i per acreditar el compliment de les obligacions legals, preservant el seu valor legal o informatiu (“limitació del termini de conservació” exigència del Reglament General de Protecció de Dades). En el cas de la informació que acredita la formació rebuda pels alumnes les dades es conserven de forma permanent per preservar els drets d'aquests alumnes.
En determinats casos, com el de les dades que figuren en la documentació comptable i la facturació, la normativa fiscal obliga a conservar-les fins que no prescriguin les responsabilitats en aquesta matèria.
En el cas de les dades que es tracten exclusivament en base al consentiment de la persona interessada, es conserven fins que aquesta persona no revoca aquest consentiment.
Finalment, en el cas de les imatges obtingudes per les càmeres de videovigilància, es conserven com a màxim durant un mes, si bé en el cas d'incidents que ho justifiquin es conserven el temps necessari per facilitar les actuacions dels cossos i forces de seguretat o dels òrgans judicials.
La normativa reguladora de la conservació de la documentació pública, i els dictàmens de les comissions qualificadores, són un referent determinant en el moment de decidir la conservació o eliminació de les dades vinculades a l'exercici de serveis d'interès públic. Els dictàmens de la Comissió Nacional d'Accés Avaluació i Tria Documental es publiquen al Diari Oficial de la Generalitat de Catalunya i es poden consultar des d'aquest enllaç.
Quins drets tenen les persones en relació a les dades que tractem?
Tal com preveu el Reglament General de Protecció de Dades, les persones de qui tractem dades tenen els drets següents:
- A saber si es tracten. Qualsevol persona té, en primer lloc, dret a saber si tractem les seves dades, amb independència de si ha existit una relació prèvia.
- A ser informada en la recollida. Quan les dades personals s'obtenen del mateix interessat, en el moment de proporcionar-les rep informació clara de les finalitats a les que es destinaran, de qui serà el responsable del tractament i dels principals aspectes derivats d'aquest tractament.
- A accedir-hi. Dret que inclou el de saber quines dades personals són objecte de tractament, quina és la finalitat per la que es tracten, les comunicacions a altres persones que se'n faran (si és el cas) o el dret a obtenir-ne còpia o a saber el termini previst de conservació.
- A demanar-ne la rectificació. És el dret a fer rectificar les dades inexactes que siguin objecte de tractament per part nostra.
- A demanar-ne la supressió. En determinades circumstàncies existeix el dret a demanar la supressió de les dades quan, entre altres motius, ja no siguin necessàries per als fins per als quals van ser recollides i en van justificar el tractament.
- A demanar la limitació del tractament. També en determinades circumstàncies es reconeix el dret a demanar la limitació del tractament de les dades. En aquest cas deixaran de ser tractades i només es conservaran per a l'exercici o la defensa de reclamacions, d'acord amb el Reglament General de Protecció de Dades.
- A la portabilitat. Es reconeix el dret a obtenir les dades personals pròpies en un format estructurat d'ús comú llegible per màquina.
- A oposar-se al tractament. Una persona pot adduir motius relacionats amb la seva situació particular, motius que comportaran que deixin de tractar-se les seves dades en el grau o mesura que li pugui comportar un perjudici, excepte per motius legítims o l'exercici o defensa davant reclamacions.
Com es poden exercir o defensar els drets?
Els drets que acabem d’enumerar es poden exercir adreçant una sol·licitud a la Universitat de Girona a l'adreça postal o a les altres dades de contacte indicades a l'encapçalament.
Si no s'ha obtingut resposta satisfactòria en l'exercici dels drets és possible presentar una reclamació davant l'Autoritat Catalana de Protecció de Dades, per mitjà dels formularis o altres canals accessibles des de la seva web (www.apd.cat).
En tots els casos, ja sigui per presentar reclamacions, demanar aclariments o fer arribar suggeriments, és possible adreçar-se al Delegat de Protecció de Dades mitjançant missatge de correu electrònic a l'adreça dpd@udg.edu.
Quina funció té el delegat de Protecció de Dades?
De conformitat amb el que prescriu l'article 37.1 del RGPD i l'article 34.1 de la LOPDGDD el Delegat de Protecció de Dades (DPD) és la persona que supervisa el compliment de la nostra política de protecció de dades, vetllant perquè es tractin adequadament i es protegeixin els drets de les persones. Entre les seves funcions figura la d'atendre qualsevol dubte, suggeriment, queixa o reclamació de les persones de qui es tracten dades. Es pot contactar amb el Delegat de Protecció de Dades adreçant-se per escrit a la nostra adreça postal i telèfon o directament a l’adreça electrònica dpd@udg.edu
